Organiser un déménagement d'entreprise : la précieuse check-list
mois avant
Les questions sérieuses du déménagement d'entreprise commencent dès lors qu’une option se pose sur le nouveau local où vous voulez établir votre nouveau siège. Il vous faut alors établir une date de déménagement, au minimum dans les 6 mois qui suivent et aviser le bailleur par un préavis pour le local actuel.
Réfléchissez donc aux critères pour choisir ou pour aménager le nouveau local. Et n’oubliez pas de lister les différents types de contrat à clôturer, avant de partir.
3 mois avant
A 3 mois, c’est la période pour aviser les employés ainsi que toutes les entités représentatives du personnel afin de leur communiquer les tenants et aboutissants du déménagement. Il est primordial que les employés soient concernés par l’opération et qu’ils soient informés au fur et à mesure de l’avancement du processus. Il ne faut surtout pas négliger leurs avis mais il faut les prendre en compte et l’intégrer dans le processus autant que possible. Un des points essentiels concernant les ressources humaines est de designer parmi les employés un ou plusieurs responsables dans les opérations liées au déménagement d'entreprise.
Une fois les employés informés, il est plus facile de faire un inventaire des mobiliers/équipements que vous envisagez de garder, de revendre ou de donner. En effet, un déménagement, c’est toujours l’occasion de faire du tri. Vous pouvez donc faire l’état des lieux du matériel que vous n’utilisez pas ou que vous souhaitez remplacer. Mais veut-faire de ce que vous ne souhaitez pas garder ? 3 mois avant, c’est le bon moment pour créer un vide-bureau et mettre en vente ce qui ne partira pas dans le camion de déménagement.
1 mois avant
Il est important maintenant d’organiser toutes les activités concrètes concernant le transfert d'entreprise. Citons entre autres la préparation des cartons et l’archivage des dossiers. Mais au-delà de l’aspect logistique du déménagement, il est temps également de commencer les démarches administratives liées au transfert d’adresse auprès des institutions publiques mais également auprès des clients et fournisseurs. Il serait aussi judicieux de faire appel à un professionnel pour réparer ou rénover certaines parties des locaux actuels.
Enfin, il est fortement conseillé d’effectuer un audit du parc informatique un mois au minimum avant de déménager. Ce peut être le moment de voir toutes les machines qui ne vous servent plus et de leur trouver une nouvelle vie. Des associations récupèrent souvent le matériel informatique en bon état pour le redistribuer. S’il est obsolète, il faut le recycler. Et tout comme le mobilier de bureau, le matériel informatique ne se recycle pas n’importe comment.
Il vous sera nécessaire de faire appel à l’éco-organisme Valdélia pour commander l’enlèvement du matériel à recycler. Ceci doit s’effectuer 1 mois avant le jour J pour laisser à vos personnels de remplir la benne que Valdélia mettra à votre disposition devant vos locaux.
1 semaine avant
A une semaine du jour-J, il est temps de faire les cartons pour les équipements et le mobilier que vous n’utilisez pas tous les jours.
Ne pas négliger d’apposer sur les cartons l’identifiant de son propriétaire ainsi que la description du mobilier/équipement emballé.
C’est à ce moment également que les responsables du déménagement aviseront le personnel des dernières consignes avant le jour-J. Qui fait quoi ? Tout doit être précisé dans la check-list que vous pourrez distribuer au personnel.
Jour J
En règle générale, les déménagements d’entreprise s’effectuent le week-end voire même pendant les vacances scolaires. Grâce à l’organisation logistique en amont, chaque salarié pourra déballer ses affaires et s’installer dans le nouveau local selon le plan d’aménagement.
